Opdracht 7; Planning

"Failing to plan, is planning to fail."

Onder dit motto valt de opdracht voor deze week, namelijk: het plannen van een game. En niet zomaar een game. Nee. Een game die als doel heeft scholieren bewust te laten kiezen voor een studie aan de RUG. Deze game moet, in opdracht van Science Linx, in de Bernoulliborg komen te staan gedurende een bepaalde periode (vanaf oktober 2016) en heeft dus als doelgroep studiekiezers.

Dit is dus niet het ontwerpen van de game zelf (zoals een eerdere opdracht luidde), maar het plannen van het opzetten en organiseren van zo'n game. Volgens de docent moesten we zeker geen game gaan ontwerpen en eigenlijk al niet eens aan een bepaald soort game denken, maar gewoon leren hoe je een organisatieschema moet opzetten. Lekker vaag dus. Gelukkig hoefde ik deze opdracht niet alleen te doen, maar samen met Anneriek.

Planning

We begonnen met bedenken wat voor game we wilden. We kwamen op een speurtocht door de Bernoulliborg met in elk zaaltje een andere studie. De docent kwam ongerust op ons af en drukte ons nog eens op het hart dat we niet de game zelf moesten gaan ontwerpen, maar alleen plannen. We legden uit dat we dat lastig vonden zonder te weten wat voor soort spel we moesten organiseren, want het verschilt toch wel per spel wat er allemaal gedaan moet worden. De docent zei dat we ons daar niet te druk om moesten maken en dat het er om ging dat we gaan oefenen met plannen. 

Dus, oké, prima. Het idee van de game ging even naar de achtergrond en hebben we  het schema van Bart van de Laar erbij gepakt om te kijken hoe een planning er ongeveer uit ziet. 

Nog best ingewikkeld eigenlijk. En dat komt niet alleen door de tekst die niet goed leesbaar is. Wel werd duidelijk dat er in de organisatie meerdere onderdelen duidelijk moeten zijn:

- Initiatief

- Definitie

- Ontwerp

- Voorbereiding

- Realisatie

- Nazorg

Oké, daar konden we in ieder geval iets mee. Aan de hand van dit voorbeeld en de tip van Bart van de Laar over het "van achter naar voor plannen", gingen we aan de slag. We maakten een lijstje met dingen die gedaan moesten worden:

- Mensen aanschrijven

- Idee kiezen

- Locatie regelen

- Schetsen idee

- Input faculteit/Science Linx

- Productie mensen vinden

- Definitief ontwerp

- Productie game

- Opbouwen

- Uitvoeren

- Test

- Review

- Aanpassen

- Einduitvoering

- Evaluatie

- Afbouw

Nog best een hele lijst dus. We hebben vervolgens de taken die moeten gebeuren verdeeld in de verschillende (bovengenoemde) fasen en hebben ze grofweg ingepland (uiteraard van achter naar voren). Oktober 2016 moet de game klaar zijn en vanuit dat standpunt terug gewerkt naar maart 2016. Toen zag het er al redelijk overzichtelijk uit. 

Een andere tip van Bart van de Laar was om het personeel en andere belangstellenden op de hoogte te houden van de voortgang en daarom een borrel te geven bij het behalen van mijlpalen. Anneriek en ik houden allebei wel van feestjes, dus die moesten er zeker ook bij in! Toen was het plannen al bijna klaar. Anneriek nam de taak op zich om thuis het schema nog wat verder uit te werken en het door middel van kleur wat overzichtelijker te maken. Bekijk hier het eindresultaat.

Financiën

Toen kwam het financiële plaatje nog. Want dat komt natuurlijk ook kijken bij het plannen en organiseren van een project. Het budget is €10,000. We hadden als tip gekregen om onvoorziene kosten in te plannen en de rest van de uitgaven zo vaag mogelijk te houden, omdat je het dan voor jezelf makkelijk maakt met eventuele verschuivingen van kosten (iets kan duurder/goedkoper uitvallen dan je aanvankelijk dacht). De uitgaven hadden we ook al snel bedacht:

- Werkgroep moet betaald worden

- Materiële kosten

- Personeel op- en afbouw

- Management

- Kosten voor mijlpalen

- Onvoorziene kosten

Tot zover dus de vaagheid rondom de uitgaven. Die hadden we juist wel redelijk goed voor ogen, maar hebben uiteraard de kosten zelf ruim ingeschat. Toen hadden we ongeveer alles wel en hebben we besloten dat ik het kostenplaatje verder uit ga werken. Toen ik eenmaal daar mee bezig ging, bleek dat de inkomsten juist nogal onduidelijk zijn. De opdrachtgever is wel Science Linx, maar gaan die het hele project ook financieren? Ik ging uit van niet. Maar wie dan wel? De RUG? Ja, ik neem aan dat die wel enigszins mee betalen aan hun eigen promotie. De scholen van de studiekiezers? Wellicht. Het is voor hun een dagje uit en het helpt hun leerlingen, dus daar kunnen ze ook wel wat voor betalen. Al met al toch wat ingewikkelder dan ik aanvankelijk dacht. Ik heb er uiteindelijk wat van gemaakt en uitgaven en inkomsten heffen elkaar op, dus dat lijkt me goed te komen. 

De materiële kosten houden we laag, aangezien we dachten dat een speurtocht (jaha, daar is ie weer!) niet veel materiële kosten met zich mee brengt. De werkgroep die ingepland staat in de kosten, houdt zich bezig met de organisatie en evaluatie van het project. In het overzicht van Bart van de Laar stond dat ze bij een vorige opdracht ook een subsidie kregen van PBT. Ik heb niet meer precies onthouden waar dit voor stond, maar ik vond dat wij ook een subsidie hiervoor konden krijgen, eventueel van een sponsor. Welke sponsor dit wordt, moeten we overleggen in de initiatiefase (zie planning hierboven).

We hebben geld opzij gezet voor de zogenoemde netwerk borrels, wat we gaan gebruiken om de mijlpalen te vieren. Op die manier zullen we de vooruitgang bespreken met alle betrokkenen op een feestelijke manier. Hier valt ook de bedankborrel onder, vandaar dat die financiën doorlopen tot in 2017. 

Al met al leek ons dit een prima planning voor een onbekende game. Wat vinden jullie?